Grip op contractmanagement bij woningcorporaties
Woningcorporaties vragen zich regelmatig af welke stappen ze kunnen zetten om verbeteringen aan te brengen in hun processen. En met name hoe hun contractmanagement effectief en efficiënt kan worden geïmplementeerd zodat ze meer grip krijgen op hun contracten. Dan is het zaak om een partij in te schakelen die precies weet wat er nodig is. Een professionele partner die met een open blik voor u gaat kijken naar verbeterpunten.
Sturen op contracten
Misschien herkent u onderstaande vragen wel. Zoals onze opdrachtgever, een woningcorporatie in het zuiden van het land, ze aan ons stelde. “Kunnen we onze lopende contracten beter benutten? Sluiten onze huidige contracten nog voldoende aan op de functie van het vastgoed? Hoe gaan we ervoor zorgen dat alle benodigde informatie in kaart wordt gebracht en gestructureerd, zodat we verbeteringen met voldoende draagvlak door kunnen voeren?”.
Voor onze opdrachtgever namen we tal van vragen mee
Zijn de risico’s voldoende inzichtelijk? Stuurt deze woningcorporatie daar voldoende op? Hoe verloopt de samenwerking tussen de afdelingen inkoop en contractbeheer? Zijn de rollen onderling duidelijk en de verwachtingen helder? Hoe is het relatiebeheer georganiseerd? Want ook dat is belangrijk, u wilt immers goede contacten onderhouden en snel kunnen schakelen bij innovatieve ontwikkelingen. Hoe zetten we alle vragen over contracten om in eigentijdse zakelijke afspraken? Afspraken die voldoende financieel zijn vertaald en passen bij onze rol als opdrachtgever. Allemaal vragen die de organisatie en vervolgens ons bezighielden om tot resultaat te komen.
Dan gaat ADVIM aan de slag
We zetten onze kennis en ervaring in om een verbeterplan voor contract- en leveranciersmanagement te ontwikkelen. Niet alleen het uitwerken van het plan. Maar juist ook die volgende stap. Een succesvolle implementatie. Doordat we niet alleen de kennis hebben maar ook jarenlange ervaring, weten we precies welke stappen we op welk moment moeten zetten.
Zoals de stappen die we recent voor deze woningcorporatie uitvoerden omdat zij een verbeterplan voor het contractbeheer van hun woningcorporatie wilden. Een verbeterplan dat zowel nu als in de toekomst wordt geborgd. We volgden daarbij een logische route. Zoals in dit geval met de volgende stappen;
- Onderzoeken van het beleid
- De relatie tot bijbehorende processen inzichtelijk maken
- Mogelijke risico’s waarnemen
- Selectie van passende beheersoplossingen.
Hoe we dat hebben gedaan?
We voerden gesprekken met zowel medewerkers van diverse afdelingen als met contractanten. We inventariseerden lopende contracten en bijbehorende afspraken. Resultaten werden vergeleken met interne ambities en tot slot brachten we de softwarematige oplossingen duidelijk in beeld.
Zo kon ADVIM in opdracht van deze woningcorporatie een verbeterplan omzetten naar een plan van aanpak. De medewerkers van betrokken afdelingen gingen daadkrachtig met elkaar aan de slag. In onze rol als projectmanager zorgden wij voor verbinding tussen de afdelingen en konden we sturen op planning en proces. Uiteraard met focus op het resultaat voor onze opdrachtgever.
Welke woningcorporatie wil dat nou niet?
Een helder overzicht in de lopende contracten. Contracten die aansluiten bij de visie die past bij het betreffende maatschappelijk vastgoed. Duidelijkheid in de rolverdeling tussen afdelingen inkoop en contractbeheer met heldere verwachtingen voor alle partijen.
Wist u dat naar schatting 50%* van de woningcorporaties hun contractmanagement onvoldoende duidelijk in beeld heeft? Wacht niet af, maar ga er actief mee aan de slag. Zodat uw contracten optimaal worden benut en u snel kunt schakelen met leveranciers. Dan heeft u grip op uw contracten. Neem vrijblijvend contact met ons op, dan kijken we samen wat we voor uw woningcorporatie kunnen betekenen.
*Bron Aedes – leidraad contractmanagement
